Usulan Perbaikan

 Arsitektur bisnis pendaftaran

Proses pendaftaran yang diusulkan bagi pasien yang belum terdaftar kedalam sistem adalah pasien datang dan memberikan kartu identitas diri seperti KTP, SIM, dan sebagainya. Selanjutnya petugas pendaftaran memasukkan data pasien ke dalam sistem, selanjutnya pasien mendapat nomer antrian sesuai dengan dokter yang dituju dan petugas pendaftaran mengarahkan pasien ke poli yang menjadi tujuan pasien.

Proses pendaftaran yang diusulkan bagi pasien rawat inap adalah sama seperti cara pendaftaran pasien yang sudah terdaftar atau yang belum terdaftar. Selanjutnya petugas pendaftaran mengecek ruangan dan bed yang kosong didalam sistem. Selanjutnya pasien langsung diantar oleh perawat menuju ruangan yang telah dipilih oleh pasien pada saat pendaftaran.

Data dan nomer antrian yang telah dimasukkan kedalam sistem informasi secara otomatis akan langsung terhubung ke poli yang dituju. Melalui proses pendaftaran inilah jasa dokter dapat dihitung berdasarkan jumlah pasien yang ditangani oleh dokter tersebut.

Arsitektur bisnis rawat inap

Arsitektur bisnis kasir yang diusulkan berdasarkan pada arsitektur bisnis kasir yang ada saat ini adalah kasir yang dibutuhkan menjadi 2 yaitu khusus pasien rawat jalan dan khusus pasien rawat inap. Kasir yang digunakan sebagai muara terakhir dari tagihan pasien mendapatkan data dari pasien rawat jalan, rawat inap, dan apotek secara otomatis yang berupa data obat yang telah dikeluarkan oleh petugas apotek, data yang dimasukkan dari rawat inap, kemudian kasir dapat melakukan tagihan kepada pasien pasien rawat jalan dan pasien rawat inap, obat non-pasien, dan apotek lain. Selain data-data yang telah disebutkan diatas, kasir juga dapat melakukan transaksi pembayaran nasabah asuransi. Transaksi dilakukan dengan cara memilih jenis asuransi yang bekerjasama dengan RSU Bandung.

Arsitektur bisnis yang diusulkan juga dapat menjadi solusi terhadap pengecekan terhadap data uang yang ada dilaci kasir dengan yang ada di sistem sesuai dengan pegawai kasir yang bertugas pada saat tutup shif. Pada prosesnya kasir juga dapat memasukkan jenis-jenis tagihan yang akan ditagihkan kepada pasien jika tagihan tersebut tidak terdata kedalam sistem.

Arsitektur bisnis manajemen keuangan

Arsitektur manajemen keuangan yang diusulkan berdasarkan pada arsitektur bisnis manajemen keuangan yang ada saat ini adalah manajemen dapat melakukan pengecekan seluruh laporan rumah sakit secara detail melalui sistem yang saling terhubung antara pendaftaran, poli, rawat inap, apotek dan kasir. Data- data yang diperoleh oleh manajemen keuangan tersebut adalah data yang mengalir dan diproses secara terus menerus pada tiap-tiap bagian proses bisnis yang ada. Data tersebut kemudian dapat dijadikan sebagai bahan laporan kepada pemilik rumah sakit. Manajemen keuangan juga dapat melihat jasa dokter yang dihitung secara otomatis oleh sistem yang didapat dari proses pendaftaran pasien.

Arsitektur bisnis manajemen kepegawaian

Arsitektur manajemen kepegawaian yang diusulkan berdasarkan pada arsitektur bisnis manajemen kepegawaian yang ada saat ini adalah terdapat sistem yang mengelola absensi karyawan yaitu dengan menggunakan finger print untuk absensi masuk dan absensi pulang, mendata jadwal praktek dokter, dan mendata jadwal paramedis di RSU Bandung.

Kondisi Saat Ini

Proses bisnis pendaftaran

Proses pendaftaran pasien di RSU Bandung berawal dari pasien datang dan mengambil nomer antrian dan mengisi data registrasi. Petugas akan menanyakan apakah pasien tersebut pernah mendaftar berobat atau belum. Jika pasien tersebut belum pernah mendaftar, maka pasien diberikan form pendaftaran untuk diisi, kemudian form tersebut akan dimasukkan kedalam sistem oleh petugas, dibuatkan kartu pasien, dan mendapatkan nomer antrian sesuai dengan poli tujuan. Bagi pasien yang telah terdaftar, maka petugas akan menanyakan kartu pasien atau menyanyakan nomer rekam medis pasien tersebut sebagai data untuk pencarian data rekam medis pada rak penyimpanan. Cara ini juga sama untuk pasien rawat inap.

Selanjutnya, data pasien tersebut dibawa ke poli yang dituju untuk proses pemeriksaaan dan pengobatan. Bagian pendaftaran juga mencatat jumlah pasien yang berobat ke setiap dokter yang bertugas di poli, data tersebut akan dijadikan sebagai data untuk menghitung jasa dokter perbulannya.

Sistem informasi yang ada saat ini dapat membuat nomer rekam medis secara otomatis sehingga tidak akan terjadi duplikasi data pada proses pemasukan data pasien baru. Jika kartu status pasien yang telah terdaftar hilang, maka akan dibuat kartu status baru dengan nomer rekam medis yang sama. Kelemahan sistem yang ada saat ini adalah sistem tidak dapat menyediakan menu untuk mencetak kartu pasien dan kartu status, sistem hanya mencatat nomer rekam medis pasien dan data umum pasien.

Flow Chart proses pendaftaran saat ini dapat dilihat pada Gambar diatas.

Proses bisnis poli (rawat jalan)

Permasalahan yang terjadi adalah pada penghitungan jasa dokter, walaupun jasa dokter sudah dihitung sejak proses pendaftaran, dokter juga membuat catatan tersendiri yang bertujuan untuk menghitung jasa dokter tersebut. Akibatnya adalah bisa muncul data yang berbeda antara catatan dokter dan catatan pada bagian pendaftaran pendaftaran. Permasalahan juga muncul ketika pasien berobat ulang, maka resep yang telah dibuat pada pemeriksaan sebelumnya tidak dapat ditemukan dengan mudah karena berbentuk kertas yang tempat  penyimpanan khususnya juga tidak ada.

Flow Chart proses poli (rawat jalan) saat ini dapat dilihat pada Gambar diatas. 

Proses bisnis rawat inap

Dalam proses perawatan pasien akan membutuhkan obat perawatan dan barang-barang habis pakai atau tambahan lainnya seperti oksigen, infuse, dll. Semua data pemakaian obat dan pemakaian barang-barang habis pakai lainnya tersebut dicatat oleh perawat pada buku perawatan yang digunakan sebagai data untuk proses tagihan dikasir.

Flow Chart proses rawat inap saat ini dapat dilihat pada Gambar diatas.

Proses bisnis apotek

Proses pengeluaran obat di RSU Bandung terbagi kedalam empat proses yaitu pengeluaran obat untuk pasien, non-pasien, karyawan, dan apotek lain. Proses pengeluaran dari keempat cara tersebut mempunyai cara yang sama yaitu petugas apotek memasukkan data obat keluar kedalam sistem dengan margin obat yang berbeda antara pasien, non-pasien, karyawan, dan apotek lain. Rincian margin tersebut adalah pasien dan non-pasien 25%, karyawan 5%, dan apotek lain 5%. Permasalahan yang selama ini terjadi berdasarkan penelitian yang dilakukan adalah proses pendataan pengeluaran obat yang belum bisa dikontrol walaupun menggunakan sistem, karena sistem tidak dapat mengeluarkan laporan penjualan obat. Akibatnya adalah obat keluar yang tidak terdata masih kerap terjadi. Hal ini akan mengakibatkan kerugian bagi rumah sakit.

Flow chart proses apotek saat ini dapat dilihat pada Gambar diatas.

Proses bisnis kasir

Permasalahan yang terjadi adalah ketika memasuki jam-jam sibuk seperti antara jam 10.00 - 12.00 dan pada jam 19.00 - 21.00 maka akan banyak pasien rawat jalan atau rawat inap atau non-pasien yang mengantri untuk melakukan tagihan. Akibatnya adalah terjadi tumpukan data yang harus dimasukkan kedalam sistem informasi. Hal ini akan mengakibatkan pelayanan menjadi lambat karena setiap pasien akan membutuhkan waktu sekitar 5 - 10 menit.

Permasalahan juga dialami pada saat melakukan laporan harian dan bulanan terhadap manajemen keuangan tentang hasil atau perolehan masing- masing kasir. Permasalahan tersebut terjadi karena proses pengumpulan datanya dilakukan dengan mengecek ulang data kwitansi dan invoice yang disesuaikan dengan jumlah uang yang ada di laci kasir, hal ini akan mengakibatkan proses penghitungan laporan membutuhkan waktu 30-45 menit setiap harinya.

Proses pencetakan kwistansi dilakukan dikasir sebanyak 3 rangkap, 1 untuk pasien dan 2 untuk data yang akan dilaporkan ke menajemen keuangan. Invoice dicetak jika pasien meminta rincian obat dan tindakan yang dilakukan.

Proses bisnis manajemen keuangan

Proses bisnis manajemen keuangan adalah proses pelaporan seluruh pemasukan dan pengeluaran rumah sakit. Pada saat ini proses bisnis pada manajemen keuangan belum menggunakan sistem informasi. Proses yang dilakukan adalah manajemen keuangan mengumpulkan data tagihan pasien rawat inap, rawat jalan, dan tagihan lainnya yang bebentuk kwitansi dan invoice yang diberikan oleh kasir, kemudian data tersebut diperiksa dan dirangkum dalam bentuk excel, kemudian dijadikan sebagai bahan laporan keuangan bulanan.

Permasalahan terjadi pada proses bisnis manajemen keuangan adalah ketika pegawai melakukan kasbon. Data kasbon tersebut dicatat oleh manajemen keuangan. Jika karyawan yang melakukan kasbon cukup banyak maka akan menjadi pekerjaan tambahan bagi menajemen keuangan untuk menghitungnya. Permasalahan selanjutnya terjadi jika pegawai kasir melakukan kesalahan karena terdapat selisih antara uang dilaci dan kwitansi sebagai laporan hariannya.

Analisa dan Perancangan Lini Bisnis

 ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING SISTEM INFORMASI RS BANDUNG

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh hasil bahwa RSU Bandung yang sudah berdiri dari tahun 2009. belum ada penerapan sistem informasi yang terintegrasi, sehingga belum dapat memenuhi kebutuhan rumah sakit baik secara offline maupun online. Oleh sebab itu akses informasi menjadi belum efektif dan efisien. Untuk memenuhi kebutuhan informasi tersebut, maka perlu dirancang suatu sistem informasi yang dinamis, cepat, efisien, dan terintegrasi. Untuk merancang sitem infomasi ini diperlukan suatu framework untuk pemodelan arsitektur enterprise. Pemodelan ini akan menghasilkan dokumen berupa blueprint yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam perancangan, pembangunan dan pengembangan sistem informasi di RSU Bandung.

Arsitektur enterprise di RSU Bandung memiliki aktivitas pendaftaran, poli (rawat jalan), rawat inap, apotek, kasir, manajemen keuangan, dan manajemen kepegawaian. Pendefinisian area bisnis RSU Bandung digambarkan pada Gambar dibawah ini dengan menggunakan value chain Michael porter.

        Berdasarkan Gambar 4.1 diatas, maka deskripsi dari fungsi bisnis RSU Bandung adalah sebagai

berikut:

a.  Aktivitas utama

1. Pendaftaran pasien

    Bagian pendaftaran yang bertugas menerima pendaftaran pasien baru maupun pasien                            lama.

2. Poli (rawat jalan)

    Bagian proses bisnis oleh dokter yang bersangkutan untuk menangani pasien serta                                     membuat  rekap rekam medis pasien.

3. Rawat ini

    Bagian proses bisnis yang mendata dan menangani pasien rawat inap.

4.  Apotek

     Bagian proses bisnis yang menerima resep dari poli dan bertugas untuk mengolah data                            apotek yang kemudian diteruskan ke kasir untuk dilakukan tagihan.

5. Kasir

    Proses bisnis yang mengelola seluruh tagihan pasien baik tagihan rawat jalan maupun                             rawat inap.

b.  Aktivitas pendukung.

1. Manajemen keuangan.

    Proses bisnis pengelolaan keuangan rumah sakit.

2. Manajemen kepegawaian.

    Proses bisnis yang meliputi tenaga staf di rumah sakit.

    Konfirmasi Pemerintah dan Dukungan Framework

   Komitmen manajemen merupakan hal yang sangat diperlukan dalam proses pengambilan      keputusan yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi di RSU Bandung. Secara kongkrit komitmen manajemen untuk mengembangkan teknologi informasi di RSU Bandung sudah dimulai sejak tahun 2009 yaitu sejak disahkannya klinik Bandung menjadi RSU Bandung. Saat pertama kali ada, teknologi informasi dikembangkan hanya untuk mendukung proses data pada apotek dan kasir. Namun dengan kemajuan teknologi yang ada saat ini, maka teknologi informasi diharapkan dapat mendukung semua aspek bisnis di RSU Bandung termasuk pengembangan sistem informasi dan infrastuktur teknologi. Komitmen ini dibutuhkan karena akan sangat berpengaruh pada kebutuhan personil, anggaran, dan waktu.

 

Menentukan Tim Arsitektur dan Organisasi

Dalam upaya pengembangan arsitektur enterprise, maka dibutuhkan suatu suatu dukungan organisasi yang akan dijadikan sebagai langkah awal pengembangan. Manajer rumah sakit selaku pemegang jabatan tertinggi telah mengeluarkan perintah kepada bagian departemen teknologi informasi untuk melaksanakan pengembangan arsitektur enterprise secara menyeluruh. Pengembangan tersebut meliputi pengembangan sistem informasi rumah sakit dan pengembangan infrastruktur jaringan di RSU Bandung.

 

Menentukan Framework Arsitektur

Framework arsitektur yang akan digunakan adalah Architectural Development Method (ADM) yang bertujuan untuk menentukan bagaimana sebuah arsitektur enterprise dibangun, diterapkan, dipelihara, dan dikembangkan. ADM memiliki delapan tahapan dalam proses implementasinya. Delapan tahapan tersebut adalah:

1.      Phase A. Architecture Vision

2.      Phase B. Business Architecture

3.      Phase C. Information System Architecture

4.      Phase D. Technology Architecture

5.      Phase E. Opportunities and Solution

6.      Phase F. Migration Planning

7.      Phase G. Implementation Governance

8.      Phase H. Architecture Change Management

Delapan tahapan tersebut harus didasari dan dilaksanakan berdasarkan kajian strategi bisnis yang didefiniskan dan diuraikan pada lingkaran TOGAF yaitu requirement management.

 

Melaksanakan Tools Arsitektur

Tools atau alat yang digunakan dalam membangun arsitektur enterprise yang efektif adalah relevansi antara permasalahan aktual dengan organisasi ditingkat strategis maupun operasional. Setiap tahapan dalam pembangunan arsitektur enterprise mengacu pada konsep solusi atas permasalahan organisasi yaitu dengan menggunakan requirement management pada lingkaran TOGAF ADM. Inti dari requirement management adalah fitur-fitur fungsional dan non fungsional. Kedua fungsi tersebut harus ada untuk mewujudkan konsep solusi atas permasalahan organisasi yang ada.

 

Prinsip-prinsip Arsitektur Enterprise

Prinsip-prinsip yang dapat digunakan pada tahap awal pembangunan arsitektur enterprise adalah prinsip yang memiliki sifat umum namun memiliki hubungan dengan enterprise yang akan dikembangkan. Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1.      Penyeragaman penggunaan teknologi informasi.

2.      Penerapan opensource software.

3.      Modularisasi komponen-komponen sistem.

4.      Penggunaan sistem penggunaan sumber data bersama (sharing).

Requirement Management

Tujuan dari tahapan ini adalah menentukan suatu kebutuhan proses untuk identifikasi arsitektur enterprise, disimpan, dan dimasukkan kedalam dan keluar dari tahapan ADM yang sesuai dengan studi kasus penelitian. tahapan ini termasuk tahapan penting karena terkait dengan rencana strategis dan kebijakan manajemen.

Pengembangan sistem informasi RSU Bandung harus sesuai dengan kebutuhan untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Skenario bisnis menjadi sumber daya yang harus dikembangkan pada tahap ini. Skenario tersebut harus mencakup core business, business process, dan organization issue.

Core Business

Core business atau bisnis utama di RSU Bandung adalah pelayanan pengobatan terhadap ibu dan anak dan penyediaan obat-obatan. Namun dalam pelaksanaannya juga memerlukan hal-hal sebagai berikut:

1. Sistem informasi yang dapat mendukung kebutuhan pasien, administrasi, rekam medis, apotek, dan keuangan.

2. Teknologi informasi yang mendukung semua kegiatan rumah sakit.

3. Membuat Standard Operating Procedure (SOP) yang dapat menunjang pencapain pelayanan maksimal dalam segala bidang organisasi bisnis.

 

Business Process

Proses bisnis RSU Bandung secara rinci telah dijelaskan sebelumnya yaitu pada value chain Gambar 4.1.

Organization Issue

Berdasarkan hasil observasi dan analisa yang dilakukan terhadap proses bisnis di RSU Bandung, maka diperoleh gambaran permasalahan yang dialami oleh rumah sakit. Permasalahan tersebut dapat dijelaskan pada Tabel 4.1 dibawah ini. Tabel 4.1 Permasalahan RSU Bandung

No.	Aktivitas bisnis	Permasalahan
1.	Pendaftaran	1. Pendaftaran pasien butuh waktu lama
		2. Belum ada pemanggilan dan viewer antrian.
		3. Data pasien   masih   harus   diantarakan   oleh perawat ke poli.
2.	Poli (rawat jalan)	1.      Proses penyampaian resep masih menggunakan kertas dan diantarkan oleh perawat ke apotek. 2.      Rekam medis belum terdata ke database. 3.      Penghitungan jasa dokter belum efisien.
3.	Rawat inap	Menumpuknya    data    yang    akan    dilakukan penagihan oleh kasir.
4.	Apotek	1.      Pendataan   keluar    masuk    obat   sulit    untuk dilakukan. 2.      Jumlah aset obat sulit untuk diketahui
5.	Kasir	1.      Proses    input   tagihan    pasien    membutuhkan waktu yang lama. 2.      Proses      pelaporan      harian      dan     perbulan membutuhkan waktu yang lama.
6.	Manajemen Keuangan	Administrasi dan pelaporan harian dan bulanan tidak efisien.
7.	Manajemen Kepegawaian	Pendataan jadwal dokter dan tenaga medis belum dapat diketahui.

Solusi Bisnis Terhadap Permasalahan Organisasi

No.	Permasalahan	Sasaran Perbaikan
1.	Pendaftaran pasien butuh waktu lama.	Memanfaatkan sistem informasi dan database pasien.
2.	Belum    ada    pemanggilan     dan viewer antrian.	Penyediaan sistem informasi antrian.
3.	Data      pasien       masih       harus diantarakan oleh perawat ke poli.	Penggunaan sistem paperless dari pendaftaran ke tiap-tiap poli.
4.	Proses penyampaian resep masih menggunakan kertas dan diantarkan oleh perawat ke apotek.	Penggunaan sistem paperless dari poli ke apotek.
5.	Rekam medis belum terdata ke database.	Pemanfaatan       sistem       informasi pendataan rekam medis.
6.	Penghitungan jasa dokter belum efisien.	Penghitungan     jasa     dokter     yang terhubung ke sistem pendaftaran.
7.	Pendataan keluar masuk obat sulit untuk dilakukan.	Pemanfaatan sistem apotek dengan maksimal.
8.	Jumlah    aset    obat   sulit               untuk diketahui.	Penghitungan jumlah aset obat dapat diketahui melalui sistem apotek.
9.	Menumpuknya data yang akan dilakukan penagihan oleh kasir.	Integration data antar bagian yang akan dilakukan penagihan.