Kondisi Saat Ini

Proses bisnis pendaftaran

Proses pendaftaran pasien di RSU Bandung berawal dari pasien datang dan mengambil nomer antrian dan mengisi data registrasi. Petugas akan menanyakan apakah pasien tersebut pernah mendaftar berobat atau belum. Jika pasien tersebut belum pernah mendaftar, maka pasien diberikan form pendaftaran untuk diisi, kemudian form tersebut akan dimasukkan kedalam sistem oleh petugas, dibuatkan kartu pasien, dan mendapatkan nomer antrian sesuai dengan poli tujuan. Bagi pasien yang telah terdaftar, maka petugas akan menanyakan kartu pasien atau menyanyakan nomer rekam medis pasien tersebut sebagai data untuk pencarian data rekam medis pada rak penyimpanan. Cara ini juga sama untuk pasien rawat inap.

Selanjutnya, data pasien tersebut dibawa ke poli yang dituju untuk proses pemeriksaaan dan pengobatan. Bagian pendaftaran juga mencatat jumlah pasien yang berobat ke setiap dokter yang bertugas di poli, data tersebut akan dijadikan sebagai data untuk menghitung jasa dokter perbulannya.

Sistem informasi yang ada saat ini dapat membuat nomer rekam medis secara otomatis sehingga tidak akan terjadi duplikasi data pada proses pemasukan data pasien baru. Jika kartu status pasien yang telah terdaftar hilang, maka akan dibuat kartu status baru dengan nomer rekam medis yang sama. Kelemahan sistem yang ada saat ini adalah sistem tidak dapat menyediakan menu untuk mencetak kartu pasien dan kartu status, sistem hanya mencatat nomer rekam medis pasien dan data umum pasien.

Flow Chart proses pendaftaran saat ini dapat dilihat pada Gambar diatas.

Proses bisnis poli (rawat jalan)

Permasalahan yang terjadi adalah pada penghitungan jasa dokter, walaupun jasa dokter sudah dihitung sejak proses pendaftaran, dokter juga membuat catatan tersendiri yang bertujuan untuk menghitung jasa dokter tersebut. Akibatnya adalah bisa muncul data yang berbeda antara catatan dokter dan catatan pada bagian pendaftaran pendaftaran. Permasalahan juga muncul ketika pasien berobat ulang, maka resep yang telah dibuat pada pemeriksaan sebelumnya tidak dapat ditemukan dengan mudah karena berbentuk kertas yang tempat  penyimpanan khususnya juga tidak ada.

Flow Chart proses poli (rawat jalan) saat ini dapat dilihat pada Gambar diatas. 

Proses bisnis rawat inap

Dalam proses perawatan pasien akan membutuhkan obat perawatan dan barang-barang habis pakai atau tambahan lainnya seperti oksigen, infuse, dll. Semua data pemakaian obat dan pemakaian barang-barang habis pakai lainnya tersebut dicatat oleh perawat pada buku perawatan yang digunakan sebagai data untuk proses tagihan dikasir.

Flow Chart proses rawat inap saat ini dapat dilihat pada Gambar diatas.

Proses bisnis apotek

Proses pengeluaran obat di RSU Bandung terbagi kedalam empat proses yaitu pengeluaran obat untuk pasien, non-pasien, karyawan, dan apotek lain. Proses pengeluaran dari keempat cara tersebut mempunyai cara yang sama yaitu petugas apotek memasukkan data obat keluar kedalam sistem dengan margin obat yang berbeda antara pasien, non-pasien, karyawan, dan apotek lain. Rincian margin tersebut adalah pasien dan non-pasien 25%, karyawan 5%, dan apotek lain 5%. Permasalahan yang selama ini terjadi berdasarkan penelitian yang dilakukan adalah proses pendataan pengeluaran obat yang belum bisa dikontrol walaupun menggunakan sistem, karena sistem tidak dapat mengeluarkan laporan penjualan obat. Akibatnya adalah obat keluar yang tidak terdata masih kerap terjadi. Hal ini akan mengakibatkan kerugian bagi rumah sakit.

Flow chart proses apotek saat ini dapat dilihat pada Gambar diatas.

Proses bisnis kasir

Permasalahan yang terjadi adalah ketika memasuki jam-jam sibuk seperti antara jam 10.00 - 12.00 dan pada jam 19.00 - 21.00 maka akan banyak pasien rawat jalan atau rawat inap atau non-pasien yang mengantri untuk melakukan tagihan. Akibatnya adalah terjadi tumpukan data yang harus dimasukkan kedalam sistem informasi. Hal ini akan mengakibatkan pelayanan menjadi lambat karena setiap pasien akan membutuhkan waktu sekitar 5 - 10 menit.

Permasalahan juga dialami pada saat melakukan laporan harian dan bulanan terhadap manajemen keuangan tentang hasil atau perolehan masing- masing kasir. Permasalahan tersebut terjadi karena proses pengumpulan datanya dilakukan dengan mengecek ulang data kwitansi dan invoice yang disesuaikan dengan jumlah uang yang ada di laci kasir, hal ini akan mengakibatkan proses penghitungan laporan membutuhkan waktu 30-45 menit setiap harinya.

Proses pencetakan kwistansi dilakukan dikasir sebanyak 3 rangkap, 1 untuk pasien dan 2 untuk data yang akan dilaporkan ke menajemen keuangan. Invoice dicetak jika pasien meminta rincian obat dan tindakan yang dilakukan.

Proses bisnis manajemen keuangan

Proses bisnis manajemen keuangan adalah proses pelaporan seluruh pemasukan dan pengeluaran rumah sakit. Pada saat ini proses bisnis pada manajemen keuangan belum menggunakan sistem informasi. Proses yang dilakukan adalah manajemen keuangan mengumpulkan data tagihan pasien rawat inap, rawat jalan, dan tagihan lainnya yang bebentuk kwitansi dan invoice yang diberikan oleh kasir, kemudian data tersebut diperiksa dan dirangkum dalam bentuk excel, kemudian dijadikan sebagai bahan laporan keuangan bulanan.

Permasalahan terjadi pada proses bisnis manajemen keuangan adalah ketika pegawai melakukan kasbon. Data kasbon tersebut dicatat oleh manajemen keuangan. Jika karyawan yang melakukan kasbon cukup banyak maka akan menjadi pekerjaan tambahan bagi menajemen keuangan untuk menghitungnya. Permasalahan selanjutnya terjadi jika pegawai kasir melakukan kesalahan karena terdapat selisih antara uang dilaci dan kwitansi sebagai laporan hariannya.